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HF2 · Kapitel 4

Auszubildende systematisch und rechtssicher auswählen

Gute Auswahl beginnt nicht mit Bauchgefühl, sondern mit einem nachvollziehbaren Anforderungsprofil. Auswahlkriterien müssen zum Ausbildungsberuf und Betrieb passen, Bewerber fair behandeln und rechtliche Grenzen insbesondere aus AGG und Datenschutz beachten.

Prüfungswissen

Was verlangt die AEVO?

Ausbilderinnen und Ausbilder sollen Kriterien und Verfahren zur Auswahl von Auszubildenden anwenden können und dabei ausdrücklich deren Verschiedenartigkeit berücksichtigen.

Primärquelle § 3 Abs. 2 Nr. 4 AEVO

Der aktuelle BIBB-Rahmenplan konkretisiert diesen Kompetenzbereich unter anderem durch:

AEVO-Rahmenplan BIBB-Hauptausschuss-Empfehlung Nr. 135, Handlungsfeld 2.4

Grundprinzip

Erst Anforderungen definieren – dann Menschen beurteilen

Ein sachgerechtes Auswahlverfahren beginnt mit der Frage, welche Voraussetzungen für das erfolgreiche Erlernen des konkreten Ausbildungsberufs tatsächlich relevant sind.

Die Kriterien sollten sich insbesondere aus Ausbildungsordnung, betrieblichen Arbeits- und Geschäftsprozessen, Lernanforderungen und organisatorischen Rahmenbedingungen ableiten.

Merksatz:
Nicht zuerst den „besten Bewerber“ suchen, sondern zunächst definieren, was „geeignet“ für genau diese Ausbildung bedeutet.

Anforderungsprofil

Kriterien müssen einen nachvollziehbaren Berufsbezug besitzen

Fachlich-kognitive Voraussetzungen

Beispielsweise grundlegendes Verständnis für beruflich relevante mathematische, sprachliche, technische oder kaufmännische Zusammenhänge.

Lern- und Entwicklungsfähigkeit

Ausbildung bedeutet gerade, dass berufliche Handlungskompetenz erst aufgebaut wird. Auswahl darf deshalb nicht so erfolgen, als müsse bereits eine vollständig ausgebildete Fachkraft eingestellt werden.

Soziale Anforderungen

Beispielsweise situationsgerechte Kommunikation, Kooperation oder verantwortlicher Umgang mit anderen, soweit dies für den Ausbildungsberuf relevant ist.

Betriebliche Rahmenbedingungen

Auch konkrete Arbeitsabläufe, Kundenkontakte oder organisatorische Anforderungen können sachbezogene Auswahlkriterien begründen.

Nicht mit einer fertigen Fachkraft verwechseln

Ein häufiger Denkfehler besteht darin, bei Ausbildungsbewerbern bereits Kompetenzen vorauszusetzen, die gerade Gegenstand der Berufsausbildung sein sollen.

Auswahlkriterien müssen deshalb zwischen sinnvollen Eingangsvoraussetzungen und später zu vermittelnden Berufsqualifikationen unterscheiden.

Schulabschluss

Für die duale Ausbildung besteht grundsätzlich kein allgemeiner gesetzlicher Schulabschlusszwang

Bei dualen Ausbildungsberufen ist rechtlich grundsätzlich kein bestimmter allgemeinbildender Schulabschluss vorgeschrieben.

Ausbildungsbetriebe können jedoch im Rahmen der geltenden Gesetze eigene sachgerechte Anforderungen an Bewerber festlegen. Welche schulischen Abschlüsse in der Praxis häufig erwartet werden, unterscheidet sich nach Beruf und Betrieb.

Bundesagentur für Arbeit Ausbildungsarten im Überblick

Prüfungsfalle

Aussagen wie „Für jede duale Ausbildung ist mindestens ein Hauptschulabschluss gesetzlich vorgeschrieben“ sind falsch.

Etwas anderes kann für bestimmte andere Bildungswege oder spezielle rechtliche Regelungen gelten.

Schulnoten

Noten liefern Informationen – aber keine vollständige Eignungsdiagnose

Schulnoten können als ein Informationsbaustein in ein Auswahlverfahren einfließen, wenn sie einen sachlichen Bezug zu den Anforderungen besitzen.

Sie bilden jedoch nicht automatisch Motivation, praktische Fähigkeiten, Entwicklungspotenzial, Lernbereitschaft oder berufliche Interessen vollständig ab.

Praxisregel:
Je wichtiger eine Auswahlentscheidung ist, desto weniger sollte sie von einem einzigen unsicheren Indikator abhängen.

Auswahlverfahren

Methoden passend zur zu prüfenden Anforderung wählen

Der BIBB-Rahmenplan nennt verschiedene mögliche Verfahren. Nicht jedes Verfahren eignet sich für jede Anforderung.

Bewerbungsunterlagen

Ermöglichen eine erste strukturierte Sicht auf Bildungsweg, Erfahrungen und Motivation, soweit diese aus den Unterlagen hervorgehen.

Strukturiertes Gespräch

Allen Bewerbern können vergleichbare, anforderungsbezogene Fragen gestellt werden.

Einstellungstest

Kann einzelne Kenntnisse oder Fähigkeiten erfassen, wenn Aufgaben tatsächlich einen Bezug zum Anforderungsprofil besitzen.

Arbeits- oder Praxisaufgabe

Kann zeigen, wie Bewerber Informationen aufnehmen, Probleme bearbeiten oder praktische Aufgaben angehen.

Gruppenauswahl

Kann für bestimmte kommunikative oder kooperative Anforderungen Hinweise liefern, wenn Beobachtungskriterien vorab definiert werden.

Praktikum

Ermöglicht beiden Seiten realistischere Einblicke in Tätigkeit, Arbeitsumfeld und Zusammenarbeit.

Strukturierte Auswahl

Vergleichbarkeit reduziert willkürliche Entscheidungen

Vorstellungsgespräche sollten nicht ausschließlich aus spontan wechselnden Fragen bestehen.

Eine strukturierte Vorgehensweise kann beispielsweise umfassen:

  1. ein vorher definiertes Anforderungsprofil,
  2. vergleichbare Kernfragen für alle Bewerber,
  3. vorab festgelegte Bewertungskriterien,
  4. eine nachvollziehbare Bewertungsskala,
  5. mehr als eine Informationsquelle,
  6. eine dokumentierte Gesamtentscheidung.

Gleich behandeln heißt nicht mechanisch identisch behandeln

Vergleichbarkeit ist wichtig. Trotzdem dürfen sachlich notwendige individuelle Nachfragen gestellt oder angemessene behinderungsbedingte Anpassungen vorgenommen werden.

Heterogenität

Verschiedenartigkeit ist ausdrücklich Teil der AEVO-Kompetenz

Bewerber unterscheiden sich beispielsweise in:

Bildungswegen

Schulformen, Abschlüssen und bisherigen Lernerfahrungen.

Vorerfahrungen

Praktika, Nebenjobs, Projekte oder informell erworbenen Fähigkeiten.

Sprachlichen Voraussetzungen

Unterschiedlicher sprachlicher Erfahrung und Entwicklung.

Individuellen Voraussetzungen

Persönlichen Stärken, Unterstützungsbedarfen und Lebenswegen.

Der Rahmenplan verlangt deshalb eine zielgruppengerechte und klischeefreie Ansprache unter Berücksichtigung von Heterogenität und Inklusion.

BIBB AEVO-Rahmenplan 2.4

AGG

Diskriminierungsschutz beginnt bereits bei der Bewerbung

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz schützt vor Benachteiligungen wegen bestimmter gesetzlich genannter Merkmale.

§ 1 AGG nennt:

  • rassistische Zuschreibungen oder ethnische Herkunft,
  • Geschlecht,
  • Religion oder Weltanschauung,
  • Behinderung,
  • Alter,
  • sexuelle Identität.
Rechtsgrundlage § 1 AGG

Bewerber

Das AGG gilt ausdrücklich bereits im Auswahlverfahren

§ 6 AGG zählt zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte ausdrücklich zum geschützten Personenkreis.

Außerdem gelten Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis als Beschäftigte im Sinne des Gesetzes.

Rechtsgrundlage § 6 AGG

Beschäftigte dürfen wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes nicht benachteiligt werden.

§ 7 AGG

Stellenausschreibung

Schon das Ausbildungsangebot muss diskriminierungsfrei gestaltet sein

Nach § 11 AGG darf ein Arbeitsplatz nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot des § 7 Abs. 1 ausgeschrieben werden.

Rechtsgrundlage § 11 AGG

Auswahlkriterium immer begründen können

Ein Kriterium sollte nicht deshalb verwendet werden, weil „wir das schon immer so gemacht haben“.

Entscheidend ist, ob ein sachlicher Zusammenhang zur Ausbildung beziehungsweise zu einer rechtlich zulässigen beruflichen Anforderung besteht.

Ausnahmen

Nicht jede unterschiedliche Behandlung ist automatisch verboten

Das AGG enthält selbst gesetzliche Ausnahmeregelungen.

Nach § 8 AGG kann eine unterschiedliche Behandlung wegen eines geschützten Merkmals beispielsweise zulässig sein, wenn dieses Merkmal wegen der Art der auszuübenden Tätigkeit oder der Bedingungen ihrer Ausübung eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung darstellt, sofern Zweck und Anforderung rechtmäßig und angemessen sind.

Rechtsgrundlage § 8 AGG

Deshalb keine absolute Fragenliste auswendig lernen

Aussagen wie „Fragen zu Merkmal X sind immer erlaubt“ oder „Fragen zu Merkmal Y sind ausnahmslos verboten“ können rechtlich zu pauschal sein.

Maßgeblich sind insbesondere Relevanz, konkrete Tätigkeit, gesetzliche Grundlage und Verhältnismäßigkeit.

Vorstellungsgespräch

Fragen brauchen einen legitimen Auswahlbezug

Eine belastbare Gesprächsfrage sollte helfen, eine vorher definierte Anforderung zu beurteilen.

Sinnvoll

„Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie ein Problem selbstständig lösen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?“

Die Frage kann beispielsweise Problemlöseverhalten und Reflexionsfähigkeit sichtbar machen.

Problematisch

Private oder sensible Informationen ohne erkennbaren Bezug zur Entscheidung zu erfragen.

Neben dem AGG ist dabei auch das Datenschutzrecht zu berücksichtigen.

Datenschutz

Bewerberdaten sind keine frei verfügbare Informationssammlung

§ 26 BDSG erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Bewerberinnen und Bewerber gelten nach § 26 Abs. 8 BDSG ausdrücklich als Beschäftigte im Sinne dieser Vorschrift.

Rechtsgrundlage § 26 BDSG

DSGVO

Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung

Art. 5 DSGVO enthält zentrale Grundsätze für den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Zweckbindung

Bewerberdaten dürfen nicht ohne Rechtsgrundlage beliebig für andere Zwecke weiterverwendet werden.

Datenminimierung

Es sollen nur Daten verarbeitet werden, die für den konkreten Zweck angemessen, erheblich und erforderlich sind.

Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten sollen nicht ohne sachlichen Grund unbegrenzt gespeichert werden.

EU-Recht Art. 5 und 6 DSGVO

Keine pauschale Speicherfrist erfinden

Für Bewerbungsunterlagen sollte nicht ohne Prüfung behauptet werden, das Gesetz schreibe ausnahmslos eine bestimmte Anzahl von Monaten als Löschfrist vor.

Maßgeblich sind Zweck, einschlägige Rechtsgrundlagen, mögliche Rechtsansprüche und die konkrete Verarbeitung.

Inklusion

Behinderung darf nicht vorschnell mit fehlender Eignung gleichgesetzt werden

Das SGB IX verpflichtet Arbeitgeber, zu prüfen, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden können.

Bei Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bestehen außerdem besondere Informations- und Beteiligungsregelungen gegenüber der Schwerbehindertenvertretung und weiteren Interessenvertretungen.

Rechtsgrundlage § 164 Abs. 1 SGB IX

Das Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass die Schwerbehindertenvertretung bei einer Bewerbung nicht zu beteiligen ist, wenn der schwerbehinderte Bewerber ihre Beteiligung ausdrücklich ablehnt.

Inklusion bedeutet Anforderungen prüfen – nicht Anforderungen abschaffen

Entscheidend ist, welche Anforderungen für den Ausbildungsberuf tatsächlich wesentlich sind und welche Barrieren gegebenenfalls durch geeignete Maßnahmen reduziert werden können.

Öffentlicher Arbeitgeber

Für schwerbehinderte Bewerber bestehen zusätzliche Regeln

Für öffentliche Arbeitgeber enthält § 165 SGB IX besondere Pflichten.

Bewerben sich schwerbehinderte Menschen auf einen solchen Arbeitsplatz, sind sie grundsätzlich zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Die Einladung kann entfallen, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.

Rechtsgrundlage § 165 SGB IX

Öffentlicher Arbeitgeber ≠ jeder Ausbildungsbetrieb

Die besondere Einladungspflicht aus § 165 SGB IX darf nicht pauschal auf jeden privaten Betrieb übertragen werden.

Bewertungsfehler

Auch nachvollziehbare Verfahren können durch menschliche Verzerrungen gestört werden

Auswahlentscheidungen sind anfällig für systematische Wahrnehmungs- und Denkfehler.

Ähnlichkeitsfehler

Eine Person erscheint besonders passend, weil sie der auswählenden Person hinsichtlich Biografie, Interessen oder Auftreten ähnlich ist.

Bestätigungsfehler

Ein früher positiver oder negativer Eindruck führt dazu, dass anschließend vor allem Informationen wahrgenommen werden, die diesen Eindruck bestätigen.

Halo-Effekt

Ein auffälliges einzelnes Merkmal beeinflusst die Gesamtbeurteilung unangemessen stark.

Ankereffekt

Eine frühe Information, beispielsweise eine einzelne Schulnote, bestimmt die spätere Bewertung stärker, als es sachlich gerechtfertigt wäre.

Gegenmaßnahmen:
Kriterien vorab festlegen, mehrere Beobachtungen nutzen, Antworten dokumentieren, Bewertungen zunächst getrennt vornehmen und Entscheidungen anschließend begründen.

Digitale Auswahl

Digitalisierung beseitigt weder AGG noch Datenschutz

Der BIBB-Rahmenplan nennt ausdrücklich auch digitale Verfahren zur Bewerberauswahl.

Werden Bewerbungen softwaregestützt gefiltert, bewertet oder priorisiert, gelten die rechtlichen Anforderungen an diskriminierungsfreie Kriterien und Datenschutz weiterhin.

Bei weitergehenden KI-Systemen können zusätzlich Vorgaben der europäischen KI-Regulierung relevant werden. Wegen der gestaffelten Übergangs- und Anwendungsregelungen ist dabei stets der aktuelle Rechtsstand des konkreten Systems zu prüfen.

EU-Recht Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung

„Der Algorithmus hat entschieden“ ist keine Qualitätsbegründung

Ein digitales Verfahren ist nicht allein deshalb objektiv oder diskriminierungsfrei, weil eine Software statt eines Menschen eine Bewertung erzeugt.

Praktikum

Auswahl funktioniert in beide Richtungen

Ein Praktikum kann dem Betrieb helfen, Motivation, Lernverhalten und praktische Interessen besser kennenzulernen.

Gleichzeitig erhält der Bewerber einen realistischeren Eindruck vom Beruf und Ausbildungsbetrieb.

Wichtig:
Ein Praktikum sollte nicht als unbezahlte Ersatzarbeitskraft missverstanden werden. Ziel, Aufgaben, Betreuung und rechtliche Rahmenbedingungen müssen zur konkreten Praktikumsform passen.

Entscheidungsmatrix

Kriterien gewichten – nicht Eindrücke addieren

Für mehrere Bewerber kann eine einfache, vorher definierte Bewertungsmatrix helfen, Entscheidungen nachvollziehbarer zu machen.

Beispielhafte Kriterien könnten sein:

  • Motivation für den konkreten Ausbildungsberuf,
  • berufsbezogene Grundvoraussetzungen,
  • Lern- und Problemlöseverhalten,
  • Kommunikation bei beruflich relevanten Situationen,
  • praktische Beobachtungen aus einer Arbeitsprobe.

Keine Scheingenauigkeit

Eine Punktzahl von beispielsweise 83 gegenüber 81 beweist nicht automatisch, dass Bewerber A objektiv exakt „zwei Punkte besser“ ist.

Bewertungsmatrizen unterstützen nachvollziehbare Entscheidungen, ersetzen aber keine kritische Prüfung der Kriterien und der zugrunde liegenden Beobachtungen.

Preboarding

Auswahl endet nicht mit der Unterschrift

Der aktuelle AEVO-Rahmenplan nennt ausdrücklich die Kommunikation zwischen Vertragsabschluss und Ausbildungsbeginn.

Dieser Zeitraum kann beispielsweise genutzt werden, um Fragen zu klären und notwendige Informationen zum Ausbildungsstart bereitzustellen.

Sinnvolle Informationen können sein:

  • Startzeit und Ansprechpartner,
  • erforderliche Unterlagen,
  • Informationen zum ersten Ausbildungstag,
  • Hinweise zu Arbeitsmitteln oder Kleidung,
  • organisatorische Informationen zur Berufsschule,
  • Kontaktmöglichkeit bei offenen Fragen.

Praxisfall

Der „beste Lebenslauf“ muss nicht der geeignetste Auszubildende sein

Vollständig fiktiver SemaTrain-Praxisfall

Technischer Servicebetrieb

Ein Betrieb erhält drei Bewerbungen für einen Ausbildungsplatz.

Bewerber A besitzt die besten Schulnoten, zeigt im Gespräch aber nur geringe Kenntnis des Berufsbilds und wenig Interesse an den tatsächlichen Tätigkeiten.

Bewerber B hat durchschnittliche Noten, kann jedoch nachvollziehbar erklären, warum er den Beruf erlernen möchte, und bearbeitet eine einfache neue Praxisaufgabe strukturiert und lernorientiert.

Bewerber C besitzt bereits praktische Erfahrung, benötigt aber bei einer schriftlichen Aufgabe deutlich mehr Unterstützung.

Eine sachgerechte Entscheidung besteht nun nicht darin, automatisch die beste Zeugnisnote auszuwählen.

Der Betrieb muss die vorher definierten Anforderungen gewichten, mehrere Informationsquellen berücksichtigen und seine Entscheidung nachvollziehbar begründen.

Prüfungssystematik

So bauen Sie ein Auswahlverfahren auf

1. Ausbildungsberuf analysieren
Welche Anforderungen ergeben sich tatsächlich?

2. Kriterien operationalisieren
Woran kann eine relevante Voraussetzung beobachtet werden?

3. Verfahren auswählen
Gespräch, Test, Praxisaufgabe, Praktikum oder sinnvolle Kombination?

4. Rechtsprüfung durchführen
AGG, Datenschutz, Beteiligungsrechte und gegebenenfalls SGB IX beachten.

5. Vergleichbar bewerten
Vorab definierte Kriterien statt spontaner Gesamturteile.

6. Entscheidung dokumentieren
Sachliche Gründe nachvollziehbar festhalten.

7. Kommunikation fortsetzen
Nach Vertragsschluss den Übergang zum Ausbildungsbeginn aktiv gestalten.

Prüfungsfallen

Diese Aussagen sind zu pauschal oder falsch

„Für jede duale Ausbildung braucht man gesetzlich mindestens einen Hauptschulabschluss.“

Falsch. Für die duale Ausbildung besteht grundsätzlich kein allgemeiner gesetzlicher Schulabschlusszwang.

„Die beste Schulnote beweist die beste Ausbildungseignung.“

Falsch. Schulnoten können ein Kriterium sein, bilden aber nicht sämtliche relevanten Voraussetzungen ab.

„AGG gilt erst nach Vertragsabschluss.“

Falsch. Bewerberinnen und Bewerber werden vom persönlichen Anwendungsbereich ausdrücklich erfasst.

„Im Bewerbungsgespräch darf alles gefragt werden, solange alle dieselbe Frage erhalten.“

Falsch. Vergleichbarkeit beseitigt nicht AGG- und Datenschutzgrenzen.

„Bewerberdaten dürfen vorsorglich unbegrenzt gespeichert werden.“

Falsch. Die DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung.

„Softwarebasierte Auswahl ist automatisch objektiv.“

Falsch. Auch digitale Auswahlverfahren können ungeeignete Kriterien oder systematische Verzerrungen enthalten.

Selbsttest

Selbsttest: Auszubildende auswählen

Kostenloser Kapitelcheck mit vollständig eigenständig entwickelten Fragen.

1 Was verlangt § 3 Abs. 2 Nr. 4 AEVO?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

2 Welche Vorgehensweise ist bei der Entwicklung von Auswahlkriterien am sinnvollsten?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

3 Welche Aussage zum Schulabschluss bei einer dualen Ausbildung trifft grundsätzlich zu?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

4 Welche Verfahren nennt der aktuelle AEVO-Rahmenplan beispielhaft für die Bewerberauswahl?

Mehrfachauswahl – eine oder mehrere Antworten können richtig sein.

5 Welche Merkmale nennt § 1 AGG als geschützte Gründe?

Mehrfachauswahl – eine oder mehrere Antworten können richtig sein.

6 Gilt das AGG bereits für Bewerberinnen und Bewerber?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

7 Welche Aussage zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren ist richtig?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

8 Welche Datenschutzgrundsätze sind für Bewerberdaten besonders relevant?

Mehrfachauswahl – eine oder mehrere Antworten können richtig sein.

9 Welche Aussage zu einem strukturierten Vorstellungsgespräch trifft am besten zu?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

10 Welche Aussage zu digitaler Bewerberauswahl ist richtig?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

11 Welche Aussage beschreibt eine sachgerechte Auswahlentscheidung am besten?

Einfachauswahl – genau eine Antwort ist richtig.

Primär- und Fachquellen

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Bewerberdatenschutz

Erforderlichkeit der Datenverarbeitung im Bewerbungs- und Beschäftigungskontext.

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